Tästä kaikki aina alkaa.
Kartoituksessa tarkastellaan nykyvalaistuksen taso ja määritellään uuden valaistuksen toivottu määrä ja laatu.
Toimitilojen vuosien aikana tapahtuneet muutokset tuovat yleensä tarvetta muuttaa valaistusta. Tarjouksen pohjana on parasta olla hyvin suoritettu tarvekartoitus. Käynnillä myös tutkitaan nykyisten valaisimien kunto ja kaapeloinnin kunto. Vanhat kaapeloinnit saattavat vaatia myös uusimista samalla kun valaistus uusitaan.
Hyvä valaistus syntyy hyvin suunnittelemalla.
Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että tehdään tätä varten tarkoitetulla ohjelmalla mahdollisimman tarkka mallinnos uudesta valaistuksesta.
Kaikki perustuu tarvekartoitukseen ja siinä määriteltyihin valon määriin ja arvoihin.
Suunnitelmalla pyritään aina määrittämään tavoiteltava valon määrä halutuilla pinnoilla. Normit ja standarditkin ovat ohjaamassa määrittelyä, mutta paras tilanne on silloin kun henkilöt itse pääsevät arvioimaan valaistusta, jota suunnitellaan.
Myös koevalaistus voi olla järkevää. Tällöin varmistutaan, että saa mitä tilaa.
Paras lopputulos saavutetaan kun suunnitelma käydään yhdessä läpi ennen tarjouksen tekemistä. Varmistetaan, että ollaan ymmärretty uuden valaistuksen määrät.
Vanhojen valaisimien päivittäminen nykyaikaisiin ledeihin tuo aina säästöä energiaan. Yleensä ei vanhoja valaisimia vaihdeta yksi yhteen, vaan pystytään myös vähentämään valaisinmäärää.
Energiaa voidaan säästää myös järkevällä valaistuksen ohjauksella. Langattomilla älyvalaistusjärjestelmillä valot palavat vain siellä, missä liikutaan. Pidetään siis valot päällä niissä tiloissa, joissa tarvitaankin ja himmennetään silloin kun kukaan ei liiku tilassa.
Energiansäästö onkin usein hieman hankalaa tehdä tarkasti, koska ei tiedetä aikaa, jolloin valaistus on himmennettynä ja niin muodoin myös energiankulutus on alhaisempi.
Älykkäistä valaisimista saadaan jatkossa ulos käytetystä energiasta eli siitä, milloin valot ovat olleet päällä.
Investoinnin takaisinmaksuajan arviointi riippuu useista eri tekijöistä. Ensinnäkin siitä, miten tarkkaan on pystytty arvioimaan uuden valaistuksen energiankulutusta vs. vanhan valaistuksen energiankulutusta.
Myös vanhojen valaisimien huoltokustannukset ovat merkittävässä roolissa. Vanhoja perinteisiä valonlähteitä joudutaan uusimaan usein ja niitä töitä varten pitää ehkä työt seisauttaa ja tuoda nostimia jne. paikalle.
Lisäksi tietysti vaikuttaa investoinnin kokonaishinta. Uudet valaisimet, niiden asentaminen ja myös vanhojen valaisimien poisottaminen + kierrättäminen.
Lisäksi voidaan tarvita uudelleen kaapelointia.
Älykkäällä valaistuksen ohjauksella saavutetaan säästöjä pienenevän energiankulutuksen myötä, käyttömukavuutta automaattisesti syttyvän, sammuvan ja säätyvän valaistuksen ansiosta sekä helpompaa ja tarkempaa
ylläpitoa verkottuneiden valaisimien diagnostiikkatietojen avulla.
Lisäksi esimerkiksi läsnäolotietoja voidaan hyödyntää tilankäytön optimoinnissa.
Sopiva älykkyyden taso on valittava sovelluskohtaisesti. Parkkihallin, avotoimiston, perinteisen toimiston, tuotantohallin ja tehtaan piha-alueen mahdollisuudet ja tarpeet niin valaistuksen kuin muidenkin järjestelmien
osalta ovat yleensä hyvin erilaiset.
Toimistossa tilan käyttö voi muuttua päivittäin, jolloin läsnäolotiedolla saadaan automaattisesti hyvä työskentelyvalaistus käytetyille työpisteille.
Tämä säästää energiaa sytyttämällä valaistuksen vain tarpeellisille alueille ja toisaalta helppokäyttöisyys korostuu, kun käyttäjän ei tarvitse murehtia manuaalisesta valaistuksen ohjauksesta.
Paras tapa esitellä uuden valaistuksen ratkaisu on, että käydään yhteisessä tapaamisessa kokonaisuus läpi ja keskustellaan eri osatekijöiden vaikutuksesta ja kustannuksista.
Mukana on usein myös urakoitsijan edustaja kertomassa mihin pohjaa asennustarjous. Urakointiosio onkin usein kustannusvaikutuksiltaan samaa suuruusluokkaa kuin itse valaisimien hankinta. Ellei peräti suurempikin.
Dokumentaationa on kokonaistarjous eriteltynä, takaisinmaksuaikalaskelma, 3D-mallinnos uudesta valaisimesta, rahoitusvaihtoehdot tarvittaessa.